macOSのExcelをページ設定ありでPDFとして出力する方法

概要

macOSでExcelを使って文書を作成している人は多いと思います。

このような用途では、最後にExcelのファイルではなくPDFのような形式として出力した後に、他人に渡すということがほとんどだと思うのですが、macOSのExcelでは素直にこのようなことはできません。

ここでは、私が普段やっているExcelのファイルをPDFに変換する方法について紹介します。

実はWindowsのExcelではかなり簡単にPDFに変換できます。

どういうことかというと、Windowsでは名前をつけて保存という方法を使うことで、保存の際にPDFとして保存する際に詳細な設定をすることができ、例えばそこで現在のシートや複数の特定のシートだけPDFとして保存したりできます。また、ページレイアウトの設定をしていれば、その設定を使って保存できます。

さらに他にも、エクスポートからPDFを選択することでも、PDFとして保存できます。

しかし、このような機能がmacOSのExcelにはありません。実際には、機能としてはあるのですが詳細な設定ができず、横向きでPDFを作成してほしいのに、全て縦向きでPDFが作成されたり、複数のシートのうちのひとつだけのシートをPDFとして出力したくても全ての出力にしか対応していなかったりします。

今回はこのような制限の多い中で、どのようにしてmacOSで思い通りのPDFを出力するかについて説明します。

macOSでは、ExcelのファイルをPDFで保存する際に、Windowsと同じようにはできないのですが、macOSの印刷機能を使うことで思い通りのPDFの出力ができます。

これは、macOSの印刷機能には、印刷したい文書の情報をPDFとして保存する機能が元からあるため、その機能を使ってPDFとして保存するということです。

また、印刷機能を使うことで、Excelのページレイアウトの設定がされていれば、その設定で出力されるため、ページの横が見切れたりということがありません。

では実際にPDFとして保存をやってみます。

まず、PDFとして出力したいExcelファイルを開きます。

その後に、メニューのファイルからプリントをクリックします。

そうすると、印刷用の設定ウィンドウが表示されるので、そこで例えば作業中のシートだけを選択したり、1ページにシートの内容を全て含めるようにしたりという設定をします。

ウィンドウには、プレビューも表示されているので、それを確認しながら思い通りになるように設定をすると良いでしょう。

最後にプレビューを確認して、良さそうであれば、ウィンドウの下にあるチェックボックスから「PDFとして保存」を選択し、保存したい場所を選んだり、ファイル名を入力したりすればPDFとして保存されます。

これが、macOSにおけるExcelファイルをPDFとして保存する方法です。

他のソフトではどのようにPDFに変換するのか調べてみたのですが、例えばAppleが開発しているNumbersという表計算ソフトでもPDFとして保存する場合には、印刷機能を使ってPDFとして保存するという方法が紹介されていました。

このようなことから、macOSではPDFに変換する方法として印刷機能を使うのがポピュラーなのかと思います。

正直、このような作業はWindowsに比べて分かりにくいように思います。特に、印刷機能からPDFに変換するというのは直感的でありません。